個人情報保護方針

TIS西日本株式会社(以下、「当社」と記す。)は、個人情報の重要性を認識し、 個人情報保護の活動を当社の基盤的活動として位置づけております。

当社はITソリューションサービス企業として、多くの個人情報を取り扱っています。 お客様からお預かりした個人情報は、価値創造の源泉であり、個人情報を適正に 利用させていただくことにより、お客様の期待にこたえる商品、サービスを提供し、 高度情報社会の一翼を担っていきたいと考えています。

そこで、個人情報を適切に取り扱い、安全に保護することが当社の社会的責任であると 認識し、当社では以下の個人情報保護方針をもって個人情報保護に対する考え方を 宣言しております。

これをもとに社内ではルールを定め、これに従って個人情報を保護するとともに、全社への徹底を図っています。

  1. 当社は、個人情報の取得は、利用目的を明確に定め、適法かつ公正な手段によって その目的の達成に必要な限度において行います。
  2. 当社は、個人情報の利用及び提供は、本人が同意を与えた利用目的の範囲内で行います。
  3. 当社は、個人情報に関する法令及びその他の規範を遵守し、自ら保有するすべての個人情報を 特定するための手順を確立し、維持します。
  4. 当社は、個人情報を、業務を円滑に進める等の理由で第三者に取り扱いを依頼する場合は、十分な 個人情報保護の水準を備える者を選び、 契約等によって保護水準を守るように定め、適切に取り扱います。
  5. 当社は、個人情報に対するリスク(個人情報への不正アクセス、個人情報の漏洩、滅失、およびき損など)を認識し、 リスク防止のための是正および予防措置、社内基準や責任体制を確立し、合理的で適正な安全対策を講じます。
  6. 当社は、本人からの苦情・相談を受け付る「個人情報に関する苦情及び相談窓口」を設置して、適切に対応します。
  7. 当社は、個人情報保護のため、個人情報保護マネジメントシステムを策定し、個人情報保護に必要な教育、 監査を徹底し、全社に浸透させ、遵守させます。
  8. 当社は、個人情報の適切な保護体制を維持するため、経営環境などに照らして、定期的に個人情報保護マネジメントシステムの見直しをし、 継続的に改善します。
  9. 当社は、個人情報が持つ、本人に対する影響度を厳粛に受けとめ、その個人及び社会的影響による不利益を正しく理解します。
  10. 当社は、個人情報の漏洩による会社及び情報サービス企業全体に対する不利益を正しく理解します。

制定 2005年6月10日

改定 2008年3月14日

TIS西日本株式会社
代表取締役社長 野中 浩司

[個人情報に関する苦情及び相談窓口]
TIS西日本株式会社
管理部
TEL:092-452-8400

個人情報取扱いについて

(「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項)

当社は、「個人情報の保護に関する法律」(以下「法」といいます。)に基づいて、以下の事項について公表いたします。

1.個人情報の利用目的の公表に関する事項

1) 当社が保有するお客様の個人情報の利用目的は次のとおりです。

個人情報の類型 利用目的
(1)お客様に関する個人情報

ソリューション事業における以下の目的

  • セミナー・展示会等のイベントご案内、商品・サービスの情報や宣伝物等のご提供、商品・ サービスのご提案またはご提供、販売・サービス窓口のご紹介等
  • より良い商品・サービス開発のための調査・分析のため
  • 保守・サポートのご提供のため
  • お客様との連絡、協力、交渉、契約の履行、履行請求等
  • お取引先との取次ぎ、媒介等

上記の目的に必要な範囲で、当社の関係会社、お取引先などに提供することがあります。

(2)お取引先の皆様に関する個人情報

ソリューション事業における、お取引先との連絡、協力、交渉、契約の履行、履行請求等

上記の目的に必要な範囲で、当社の関係会社、販売店、お取引先などに提供することがあります。

(3)イベントに参加された皆様に関する個人情報
  • 連絡、イベントの関連情報のご提供
  • ソリューション事業における、関連商品またはサービスのご案内、お取引先から委託を受けた調査、分析、宣伝、広告業務の遂行等

上記の目的に必要な範囲で、当社の関係会社、お取引先などに提供することがあります。

(4)当社へ入社を希望される皆様に関する個人情報
  • 連絡、情報のご提供および採用選考
  • 入社を希望される方向けの当社のWebサイトの改善
(5)当社へお問合せいただいた方に関する個人情報 当該お問合せ内容の確認、回答のために利用するものとします。
(6)当社へ来社される方に関する個人情報 当社のセキュリティの確保のために利用するものとします。
(7)当社が明示した利用目的にご同意いただいた上で取得した個人情報 その利用目的のために利用するものとします。

なお、お客様から直接書面にて記載された個人情報をお預かりする場合は、その都度利用目的を明示させていただきます。ただし、次の場合は除きます。

  1. 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  2. 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当社の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
  3. 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
  4. 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

2) 当社がお客様から受託したシステムの開発や保守サービス、アウトソーシングサービス(運用管理)、データ運用サービスを
    提供するにあたり、 お客様から一時的または継続的にお預かりした情報資産の中に個人情報が含まれる場合があります。
    その場合には、お客様との委託契約内容を遵守し、委託された目的以外に利用または提供をいたしません。

3) お客様からご提供いただいた個人情報について、共同利用することはありません。

4) 当社は業務処理などのためお預かりした個人情報を外部委託することがあります。

2.個人情報の第三者提供に関する事項

当社は、お客様からご提供いただいた個人情報について、お客様から同意いただいた場合を除き、あらかじめ明記した利用目的以外に利用することはいたしません。 ただし、次の場合は除きます。

  1. 法令に基づく場合
  2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して 協力する必要がある場合であって、 本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

また、次の場合については、個人情報の提供にあたりあらかじめお客様の同意を得るべき第三者に該当しないものとします。

  1. 利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合
  2. 合併その他の事由による事業の継承に伴って個人情報が提供される場合
  3. 個人情報を特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人情報の項目、 共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人情報の管理について責任を有する者の氏名 又は名称について、 あらかじめ、本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置いているとき

3.「開示等の求め」に応じる手続に関する事項

当社は、保有する個人情報(1.1)記載のもの)の本人またはその代理人(法定代理人/委任に基づく代理人)からの 「利用目的の通知、個人情報の開示、訂正、利用停止・消去、第三者提供停止の求め」(「開示等の求め」といいます) について、以下の手続等に基づき対応させていただきます。

  1. 開示等の求めの申し出先

    開示等の求めは、下記の窓口宛、所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送にてお送り頂きますようお願い申し上げます。

    開示等の求めに関しては、郵送以外のお申し出はお受け致しかねますのでその旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。

    住所
    〒812-0013
    福岡県福岡市博多区博多駅東2-5-1
    アーバンネット博多ビル3F

    窓口名
    TIS西日本株式会社 経営管理本部 管理部
    個人情報保護担当

  2. 開示等の求めの方式(提出すべき書面の様式、本人または代理人であることの確認方法等)開示等の求めを行う場合は、 次の申請書(i)をダウンロード(PDFファイル)し、所定の事項を全てご記入の上、本人確認のための書類(ii)を同封して それぞれの担当窓口にご郵送ください。

    開示等の求めは、本人による場合のほか、代理人による場合も受けさせて頂きます。代理人による場合、 下記必要書類(i),(ii) に加えて代理人を証明する書類(iii)を同封の上、担当窓口にご郵送ください。

    ご提出頂きました書類に不備がある場合は、ご返送させて頂く場合もありますので同封書類をよくご確認の上ご郵送ください

    1. 当社所定の申請書
      申請書の名称 形式
      個人情報開示の求め 個人情報開示の求めPDF形式
      個人情報の利用目的の通知の求め 個人情報の利用目的の通知の求めPDF形式
      個人情報の内容の訂正、追加、または削除の求め 個人情報の内容の訂正、追加、または削除の求めPDF形式
      個人情報の利用停止もしくは消去、または第三者への提供停止の求め 個人情報の利用停止もしくは消去、または第三者への提供停止の求めPDF形式
    2. 本人確認のための書類

      下記項目のそれぞれ1通が必要です

      • 開示等の申請書に記載されている開示等を求める方の氏名及び住所と同一の氏名および住所が記載されている運転免許証、 パスポート、健康保険の被保険者証、外国人登録証明書、住民基本台帳カード のコピーのいずれか1通
        ※本籍地の情報は塗りつぶしてお送りください。
      • 上記書面に加えて、住民票の写し(コピーは不可) または外国人登録原票の写し(コピーは不可) いずれか1通
        例: 運転免許証のコピー、および住民票の写し、住民基本台帳カードのコピー、および住民票の写し
    3. 代理人確認のための書類
      1. 親権者もしくは成年後見人からの申し出の場合:
        • 戸籍謄本、戸籍抄本、家庭裁判所の証明書、登記事項証明書等その資格を証明する書類いずれか 1通
          ※開示等の求めをする日前30日以内に作成されたものに限ります。
          ※本籍地の情報は塗りつぶしてお送りください。
        • 親権者もしくは成年後見人自身の本人確認書類(前記(2))
          例: 運転免許証のコピー、および住民票の写し
          住民基本台帳カードのコピー、および住民票の写し
      2. 本人が委任した代理人の場合:
        • 委任状(本人の署名捺印) 1通
        • 委任状に押された本人の印鑑同一の印影の印鑑証明書 1通
        • 代理人を確認するための書類(前記(ii))

        ※提出書類に不備もしくは不明点がある場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にご提示頂けない場合は、 開示等の求めがなかったものとして送付頂いた書面をご返送させて頂きます。

  3. 手数料及びお支払方法(「開示の求め」もしくは「利用目的の通知の求め」の場合のみ)
    • 各申請のうち、「開示の求め」もしくは、「利用目的の通知の求め」を行う場合には、手数料が必要となります。
    • 手数料:1つの申請につき、1,000円(税込み)
    • 開示申請の数に応じた金額分の郵便切手を申請書類に同封してください。
    • ※手数料が同封されていなかった場合、及び、不足していた場合には、原則申請書記載の住所宛てに その旨のご連絡を差し上げますが、ご連絡発信後30日以内にお支払いただけない場合には、その日の翌日をもって、 開示申請はなかったものとして取り扱わせていただきますので、あらかじめご了承願います。

  4. 回答方法

    申請書に記載の申請者本人の住所宛てに「本人限定受取郵便」によりご回答申し上げます。

  5. 開示等の求めに伴い当社が取得した個人情報について

    開示等の求めに際して当社が取得しました個人情報については、開示等の求めへの対応のためにのみ取り扱うものとします。 ご提出いただきました書類等については、手続きが終了した後、3年間保存するものとし、その後廃棄いたします。

4.個人情報の提供の任意性に関する事項

当社へ個人情報をご提供いただくかどうかは、お客様の任意です。 個人情報をご提供いただけない場合は、 ご希望の情報やサービスが提供できない場合があります。

5.「苦情」の受付窓口に関する事項

個人情報の取扱いに関する苦情の申出先
お客様からの個人情報の取扱いに関する苦情については、以下の窓口までお問い合わせいただければ適切に対応させていただきます。

住所
〒812-0013
福岡県福岡市博多区博多駅東2-5-1
アーバンネット博多ビル3F

窓口名
TIS西日本株式会社 経営管理本部 管理部
個人情報保護担当

(受付時間:月~金曜日9:00~17:45 ただし、祝祭日・年末年始休業日を除く)

[注意事項]
直接ご来社いただいてのお申出はお受けしかねますので、その旨ご了承をお願いします。